Чтобы адаптировать существующие законы предприятия должны разрабатывать локальные нормативные акты, которые учитывают особенности деятельности каждой организации. Поступая на новую работу сотрудники, должны знакомится со всеми действующими на предприятии внутренними актами. Существует несколько способов отражения данного факта. Наиболее популярным является лист ознакомления с локальными нормативными актами.
Действующие правила устанавливают обязанность руководства компании на законодательном уровне производить ознакомление своих сотрудников с положениями локальных документов.
Это прежде всего связано с тем, что локальные акты фирмы регулируют взаимоотношения сторон трудовых отношений, устанавливают правила и процедуры, которые работники и сама администрация должны соблюдать.
То есть работающие в компании должны знать как свои права, так и обязанности. Только после этого с них можно что-то требовать. Например, привлечь работника к дисциплинарной ответственности за нарушение трудовой дисциплины можно, если он знал действующий в компании трудовой распорядок. Причем ознакомление должно быть документально зафиксировано.
Внимание! С принятыми необходимо ознакомить как всех действующих работников компании, так и вновь принимаемых на работу сотрудников.
Существует несколько вариантов проведения данной процедуры. При этом на уровне законодательства это никак не отражено. Поэтому, компания имеет право самостоятельно выбирать, как именно оно будет доводить до сведения своих работников положения внутренних нормативов, и как при этом будет осуществляться фиксация самого факта прочтения норматива.
Способы ознакомления
Если в организации действуют локальные акты, то каждый работник должен быть ознакомлен с ними под роспись.
Это можно сделать одним из следующих способов:
- Поставить подпись в самом нормативном акте. Для этого на последнем листе документа нужно предусмотреть специальную таблицу, в которую работник после процедуры ознакомления будет вносить личные данные о себе. Такие отметки об ознакомлении, как правило, вызывают наибольшее доверие у проверяющих и контролирующих органов, поскольку это не позволяет администрации заменить документ либо в одностороннем порядке внести в него какие-либо изменения.
- Отдельный лист ознакомления работников. Его можно как заводить для каждого существующего нормативного акта, так и вести общий, в котором будут ставиться отметки сразу по всем документам. Одной из важнейших составляющих этого листа является графа с датой ознакомления. Благодаря ей можно будет соотносить факт знакомства с документом и номер его редакции. На практике подпись у работника нужно брать при каждом случае внесения изменений в ЛНА.
- Журнал ознакомления с локальными актами. Его листы нужно пронумеровать и прошить, записи вносить на каждую строку не пропуская пустые. Для каждого факта ознакомления должна составляться отдельная запись (строка).
- Внести в пункт и том, что работник ознакомился со всеми актами в момент принятия на работу. Такой способ может применяться, если в компании не ведутся ни журналы опроса, ни опросные листы. При подписании соглашения работник ставит подпись не только в графе о получении своей копии, но также и в специальной графе об ознакомлении с документами. Судебная практика подтверждает такой способ ознакомления правомочным.
Документирование - важный элемент в работе любой организации. Каждый процесс и каждое решение фиксируется в виде соответствующего документа. Работник сталкивается с ними ещё до подписания трудового договора, так как на этапе собеседования ему дают возможность ознакомиться с локальными нормативными актами учреждения, в котором он планирует работать. После изучения будущий сотрудник расписывается в журнале ознакомления ЛНА.
Из этой статьи вы узнаете:
- зачем нужен данный журнал;
- внешний вид журнала ознакомления с локальными нормативными актами;
- заполнение журнала ознакомления с ЛНА.
Зачем нужен данный журнал?
Данный журнал необходим для того, чтоб работодатель или проверяющий из трудовой инспекции в любой момент могли убедиться, что каждый сотрудник ознакомился с тем рядом документов, которые необходимы согласно его должности и/или выполняемым работам. В случае нарушения и/или несчастного случая по вине работника наниматель может предоставить комиссии, занимающейся расследованием дела, журнал ознакомления с локальными нормативными актами, в котором будет указано, что работник был проинформирован соответствующей документацией о правилах выполнения работы, распорядке и других обязательных вещах.
В необходимый минимум, который должен быть отображён в журнале, входят:
- штатное расписание работы учреждения (ст. 57 Трудового Кодекса Российской Федерации);
- правила внутреннего трудового распорядка (ст. 56, ст. 189 и ст. 190 ТК РФ);
- документы, устанавливающие порядок обработки персональных данных (п. 8 ст. 86 ТК РФ);
- приказы о применении дисциплинарных взысканий (ст. 193 ТК РФ);
- график сменности (ст. 103 ТК РФ);
- положения по охране труда (ст. 212 ТК РФ);
- положение об оплате труда (ст. 135 ТК РФ);
- график отпусков (ст. 123).
Внешний вид журнала ознакомления с локальными нормативными актами
Внутренний блок журнала содержит таблицы, разработанные и утверждённые для каждого вида журналов индивидуально, и информацию об ответственных за их заполнение лицах. В состав такой информации входит:
- фамилия, имя и отчество ответственного лица;
- период действия ответственности;
- документ, согласно которому назначен ответственный;
- подпись самого ответственного лица.
Заполнение журнала ознакомления с локальными нормативными актами
Журнал заполняет работник, назначенный ответственным за заполнение соответствующим приказом руководителя. Данный приказ и информация об ответственном лице тоже указываются в журнале. При заведении нового журнала на титульном листе указывается дата начала ведения записей.
Организация может иметь журнал с таблицей, утверждённой законодательным документом, а может самостоятельно её разработать. Обязательными элементами таблицы являются:
- порядковый номер;
- фамилия, имя и отчество сотрудника;
- его должность;
- наименование структурного подразделения, в котором работает сотрудник;
- наименование локального нормативного акта, с которым знакомят сотрудника;
- подпись сотрудника, свидетельствующая об ознакомлении;
- дата подписания.
Журнал заполняется по мере утверждения документов и знакомства сотрудников с ними. В случае если сотрудник работает удалённо, его можно ознакомить с ЛНА, непосредственно связанным с его работой, путем обмена с ним электронными документами с электронной цифровой подписью (ч. 5 ст. 312.1, ч. 5 ст. 312.2 ТК РФ, ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»). Проконтролировать изучения сотрудниками (под подпись) принимаемые локальные нормативные акты обязан наниматель, потому согласно части 2 статьи 22 Трудового Кодекса Российской Федерации в случае несоблюдения этой обязанности наниматель будет привлечен к административной ответственности по статье 5.27 КоАП Российской Федерации в виде административного штрафа:
- должностные лица - в размере от 1000 до 5000 рублей;
- юридические лица - от 30000 до 50000 рублей и/или приостановление работы организации на срок до 90 суток.
Вложенные файлы
- Журнал учета ознакомления с локальными нормативными актами организации (образец).doc
- Приказ об утверждении новой редакции локального документа (образец).doc
Доступно только подписчикам
- Журнал учета ознакомления с локальными нормативными актами организации (бланк).doc
- Приказ об утверждении новой редакции локального документа (бланк).doc
Уважаемые коллеги, предлагаем Вам для работы журнал ознакомления работников с локальными нормативными актами.
Журнал выпущен в удобном формате (А 4, книжный). Обложка плотная долговечная (плотный глянцевый картон 300 г + ПВХ), бумага белая качественная 80 г. Часть граф таблицы журнала ознакомления работников с локальными нормативными актами располагается на левой стороне разворота, часть - на правой. Разлиновка четкая. При этом строки совпадают. Ширина граф удобная. 660 строк для записей (Вы можете ознакомить с локальными нормативными актами 660 работников, при размашистом почерке – меньше).
Унифицированной формы журнала ознакомления работников с локальными нормативными актами нет. Работодатели самостоятельно определяют, какие графы включить в журнал. У разных работодателей состав граф может отличаться. Мы предлагаем журнал с традиционными для кадровой практики графами.
Титульная страница журнала ознакомления работников с локальными нормативными актами выглядит следующим образом:
2 и 3 страницы журнала ознакомления работников с локальными нормативными актами (разворот):
РАБОТНИКИ, ОТВЕТСТВЕННЫЕ ЗА ВЕДЕНИЕ ЖУРНАЛА
На левой стороне разворота журнала:
На правой стороне разворота журнала ознакомления работников с локальными нормативными актами:
В графы (5-10) вписываются наименования локальных нормативных актов, с которыми необходимо ознакомить работника. Также указывают дату утверждения локального нормативного акта и его номер (при наличии). Работник должен будет поставить свою подпись и дату ознакомления в той графе, где указан локальный нормативный акт, с которым его ознакомили.
На внутренней стороне обложки есть образец заполнения данного журнала.
Журнал ознакомления работников с локальными нормативными актами рассчитан на ознакомление работников с 6 локальными нормативными актами. Если Вам требуется ознакомить работников с большим количеством локальных нормативных актов, то можем предложить 2 варианта:
1) приобрести еще один журнал ознакомления работников с локальными нормативными актами;
2) поделить один журнал на две части. В первой половине журнала знакомить работников с одними локальными нормативными актами, во второй половине – с другими.
На задней внутренней обложке журнала есть памятка по его заполнению.
- Сотрудники компании при ознакомлении с локальными актами, например, Положением о премировании или Правилами внутреннего трудового распорядка ставят соответствующую подпись. Сколько нужно хранить такой журнал, в котором работники ознакомились с локальными актами?
Работодатель определяет и срок хранения журналов ознакомления с локальными актами, поскольку данный срок не установлен законодательно. Однако в некоторых случаях необходимо установить повышенные сроки хранения журналов ознакомления с локальными актами. Это относится к тем случаям, когда локальные акты имеют постоянный срок хранения или срок хранения 10 лет.
Статья 68 ТК РФ предусматривает обязанность ознакомления работника со всеми локальными нормативными актами, связанными с трудовой деятельностью работника, под роспись.
Порядок ознакомления в данной статье не установлен.
Например, для ознакомления с локальными актами возможно:
- приложить к локальному нормативному акту листы ознакомления, на которых работники будут проставлять визы ознакомления, включающие в данном случае личную подпись работника (его собственную роспись), дату визирования (при необходимости — время) и расшифровку личной подписи работника (два инициала перед фамилией без скобок);
- оформить специальный «журнал ознакомления» работников с локальными нормативными актами (в крупной организации с большим движением кадров может быть оформлено несколько журналов по видам документов);
- составить перечень локальных нормативных актов, с которыми должен быть ознакомлен работник; довести до сведения работника каждый документ; оформить визы ознакомления под названиями локальных актов
Утвержденной формы такого журнала нет. Работодатель ее определяет самостоятельно. Самостоятельно работодатель определяет и срок хранения журналов ознакомления с локальными актами, поскольку данный срок не установлен законодательно.
Однако в некоторых случаях необходимо установить повышенные сроки хранения журналов ознакомления с локальными актами. Это относится к тем случаям, когда локальные акты имеют постоянный срок хранения или срок хранения 10 лет.
Вместе с тем, Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» в п. 655 указано, что локальные нормативные акты (положения, инструкции) о персональных данных работников являются документами постоянного срока хранения. Такой же срок хранения целесообразно установить для журнала ознакомления с локальными актами о персональных данных.
Постоянный срок хранения установлен для таких локальных актов как Положение о структурных подразделениях, Положение об оплате труда (ст. ст. 55, 411 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558). Этот же срок должен быть установлен для журнала ознакомления с документами.
Согласно п.626 журналы, книги учета профилактических работ по технике безопасности хранятся 10 лет. Аналогичный срок следует установить и для журнала ознакомления с локальными актами о проведении профилактических работ по технике безопасности.
Количество:
Цена:
25
Скидка: %
?
У нас действует система скидок
бери больше - плати меньше
при заказе от 50 шт. - скидка 5%
при заказе от 100 шт. - скидка 10%
при заказе от 300 шт. - скидка 15%
при заказе от 500 шт. - скидка 20%
при заказе от 1000 шт. - скидка 25%
Сумма:
включая НДС 20%
X
Вы опять заказали тонкий журнал.
Возможно, Вам нужен журнал с большим количеством страниц и другими характеристиками.
Просим воспользоваться
калькулятором
Похожие статьи
