Л.Н. Герасимова, к.п.н., проф., Московский гос. ун-т культуры и искусств, А.О. Широков, ООО «Лорес Маркетинг»

Функции приемной комиссии

Законодательная база деятельности приемной комиссии

Организационно-распорядительные документы приемной комиссии

Номенклатура дел приемной комиссии

Электронная личная карточка абитуриента

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования Московский государственный университет культуры и искусств – один из самых крупных российских университетов отечественного образования в области культуры и искусств. При Московском государственном университете культуры и искусств работает и постоянно действует приемная комиссия. Приемная комиссия создана для профессиональной ориентации молодежи, организации качественного набора студентов, приема документов поступающих, проведения вступительных испытаний и зачисления в состав студентов лиц, прошедших по конкурсу. К основным задачам приемной комиссии относятся:

обеспечение выполнения плана приема в университет;

организация и обеспечение приема документов поступающих в МГУКИ, проведение вступительных испытаний и зачисление в состав студентов, оформление личных дел поступающих;

координация деятельности структурных подразделений университета и его филиалов по организации набора студентов на все формы обучения;

организация взаимодействия структурных подразделений вуза по увеличению и сохранению контингента студентов;

координация агитационной и профориентационной работ с абитуриентами;

расширение регионального влияния МГУКИ путем активизации работы приемных комиссий университета, филиалов и конструктивного взаимодействия с другими подразделениями вуза;

организация и проведение Дней открытых дверей в университете и выездных Дней открытых дверей.

К наиболее важным функциям приемной комиссии, которые требуют документационной поддержки, относятся:

переписка по вопросам приема;

прием документов, их регистрация и хранение на период проведения вступительных испытаний и зачисления;

допуск абитуриентов к сдаче вступительных испытаний;

формирование предметных экзаменационных комиссий, апелляционной комиссии и организация контроля над их деятельностью;

организация консультаций для абитуриентов по вступительным испытаниям;

проведение вступительных испытаний;

проведение конкурсного отбора и зачисление абитуриентов;

подготовка отчетов и направление их в установленные сроки учредителям и Министерству образования и науки РФ;

подготовка предложений по совершенствованию организации приема и деятельности приемной комиссии;

иные функции, предусмотренные порядком приема в вуз, не противоречащие законодательству РФ.

Приемная комиссия является своеобразным посредником между университетом и абитуриентом. Основными руководящими документами приемной комиссии являются:

Конституция Российской Федерации - основной закон российского
государства, имеет высшую юридическую силу, прямое действие и применяется на всей территории Российской Федерации. В ч.1 ст.43 признается право каждого человека на образование в соответствии с Всеобщей декларацией прав человека (ст.26) и Международным пактом об экономических, социальных и культурных правах (ст.13). Образование в Российской Федерации осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации и нормами международного права. Основным актом, регулирующим отношения в области образования, является Федеральный закон от 29 декабря 2012 г. N 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации». Он заменяет целый ряд законодательных актов. В их числе - Закон об образовании от 1992 г., Закон о высшем и послевузовском профессиональном образовании от 1996 г., которыми руководствовалась приемная комиссия до 2013 года.

Приказ Минобрнауки РФ от 28.12.2011 № 2895 «Об утверждении Порядка приема граждан в образовательные учреждения высшего профессионального образования» является основным документом для организации работы приемной комиссии. Приказ регламентирует основные этапы работы с документами граждан, поступающих в высшее учебное заведение.

Приложение освещает все аспекты работы приемной комиссии университета. Оно является основой для создания документов, структурирующих работу приемной комиссии: правила приема в Московский государственный университет культуры и искусств, положение о приемной комиссии, положении об апелляционной комиссии, положение об аттестационных комиссиях, положении об организации вступительных испытаний.

Важной частью законодательной базы приемной комиссии является Межгосударственная программа реализации Концепции формирования единого (общего) образовательного пространства Содружества Независимых Государств. Она разработана в соответствии с Концепцией формирования единого (общего) образовательного пространства Содружества Независимых Государств, утвержденной Решением Совета глав правительств СНГ от 17 января 1997 года.

В основу Программы положены принципы, сформулированные в Соглашении о сотрудничестве по формированию единого (общего) образовательного пространства Содружества Независимых Государств, Концепции формирования единого (общего) образовательного пространства Содружества Независимых Государств от 29 ноября 2001 г. Программа представляет собой совокупность мероприятий, сформулированных на основе предложений государственных органов управления образованием, направленных на создание структур, обеспечивающих эффективное решение задач по созданию и функционированию единого (общего) образовательного пространства Содружества Независимых Государств. Проект Программы одобрен на VII заседании Совета по сотрудничеству в области образования государств - участников СНГ 24 мая 2000 года и V заседании Конференции министров образования государств-участников СНГ 10 октября 2000 года. На основе этого документа был создано Соглашение о взаимном признании и эквивалентности документов о среднем (общем) образовании, начальном профессиональном и среднем профессиональном (специальном) образовании, заключенном в г. Астане 15.09.2004.

Данные международные соглашения значительно облегчают работу приемной комиссии, так как если бы они не существовали, то каждому абитуриенту, не являющемуся гражданином Российской Федерации, нужно было бы проходить порядок признания и установления эквивалентности документов об образовании. Сейчас же требуется лишь нотариально заверенный перевод документа об образовании, если он написан на языке стран СНГ. Так как приемная комиссия постоянно работает с личными данными абитуриентов, которые находятся в паспорте, свидетельстве о ЕГЭ, документе об образовании, в анкетах, которые заполняет абитуриент при поступлении, для регулирования работы с этой информацией важно руководствоваться рядом законов об информации.

Одним из таких законов является Федеральный закон №152-ФЗ «О персональных данных». Целью этого закона является «обеспечение защиты прав и свобод человека и гражданина при обработке его персональных данных, в том числе защиты прав на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную жизнь». Не менее важным является Федеральный закон №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации. Этот Федеральный закон регулирует отношения, возникающие при осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации; обеспечении защиты информации. Оба этих закона важны для приемной комиссии, так как она работает с личными данными абитуриентов, и эти данные находятся в постоянной обработке: составление рейтингов на поступление, отслеживание баллов ЕГЭ, проверка документов об образовании.

Помимо законодательной базы приемная комиссия имеет ряд документов, которые подразделяются на несколько основных видов: организационно-распорядительная документация, отраслевая документация и информационно-справочная документация. В перечень основных документов приемной комиссии входит: устав, положение, служебная записка, письмо, заявление, акт, приказ, договор.

Устав устанавливает цели организации, ее права и обязанности, регламентирует деятельность организации. В отличие от других организаций, в уставе МГУКИ в разделе IV Устава освещаются основные правила приема в университет, а также обязанности приемной комиссии. Этот документ является основополагающим для приемной комиссии.

Кроме устава, приемная комиссия в своей деятельности руководствуется Положением о Постоянно действующей приемной комиссии Московского государственного университета культуры и искусств, Положением об организации вступительных испытаниях, Положением об Аттестационных комиссиях Московского государственного университета культуры и искусств. Эти внутренние документы подробно регламентируют все этапы работы приемной комиссии, в отличие от Устава. Номенклатура дел приемной комиссии является важным инструментом организации делопроизводства и построения информационно-поисковой системы по документам приемной комиссии. При составлении номенклатуры дел учитывался целый ряд требований, а именно: определение задач приемной комиссии, состава документов, образующихся в деятельности приемной комиссии. В номенклатуру дел приемной комиссии были включены:

приказы;

инструктивные письма Министерства образования и науки РФ;

приказы ректора университета;

положение о приемной комиссии;

отчеты о работе;

протоколы заседаний;

основополагающие документы системы менеджмента качества;

переписка с гражданами об условиях приема в университет;

личные дела абитуриентов, поступивших, но не принятых в университет.

В номенклатуру дел рекомендуется включить альбом документов для технических секретарей. Альбом документов будет состоять из основных форм документов, которые используются в работе технического секретаря приемной комиссии:

заполненного заявления на имя ректора университета;

заполненного заявления на проверку ЕГЭ;

образцов оригинала свидетельства ЕГЭ и (или) бланков ответов внутреннего экзамена;

копии документа об образовании и вкладыша с комментариями;

заполненной копии договора на платную образовательную услугу с комментариями;

заполненного экзаменационного листа с фотографией и подписью абитуриента, на котором документируются его баллы;

заполненной внутренней описи документа.

Заполненные формы документов помогут техническому секретарю максимально быстро освоить все нюансы заполнения форм приемной комиссии, что повысить эффективность работы с документами технических секретарей приемной комиссии. Для введения альбома документов в действие необходимо издать приказ. В обязательном порядке ознакомить сотрудников приемной комиссии с альбомом документов. При ознакомлении с альбомом документов нужно, чтобы работник расписался в том, что получил копию и обязуется соблюдать все предписания в процессе осуществления своих должностных полномочий.

По творческим специальностям и направлениям подготовки во время вступительных испытаний проводятся собеседования по утвержденному расписанию. Во время проведения творческих вступительных испытаний экзаменаторы заполняют лист устного ответа. Бланк используется во время устного собеседования с поступающим, он предусматривает ответы по вопросам экзаменаторов, подготовленным заранее, и дополнительным вопросам, возникающим в ходе собеседования. В регистрационной части бланка указывается наименование специальности, по которой проходит испытание, ФИО поступающего, факультет, номер группы и экзаменационного листа, а также дата экзамена. Непосредственно в самом бланке заполняется конспект ответа абитуриента, а также дополнительные вопросы, если таковые возникнут у экзаменаторов. В конце бланка проставляются фамилии и подписи экзаменаторов.

Кроме того, экзаменаторы заполняют протокол вступительных испытаний. На бланке указывается наименование испытания, которое проходит поступающий. Ниже следуют наименование института/факультета, форма обучения и направление подготовки, ФИО абитуриента и дата заполнения бланка – проведения испытания, перечисление экзаменаторов, принявших вступительное испытание, и вопросы, заданные в ходе самого испытания. Отличительной особенностью протокола вступительного испытания от листа устного ответа является то, что в протоколе указывается заключение предметной экзаменационной комиссии, в которой указывается рекомендация поступления на платную основу обучения, если абитуриент не пройдет конкурс на бюджет по итогам суммарных баллов за ЕГЭ и творческое испытание. Экзаменационные листы с оценками по творческому экзамену выдаются абитуриентам в день окончания последнего тура, экзаменационные листы с результатами письменных вступительных испытаний находятся в папках соответствующих групп и на руки не выдаются. Документы, по большому счету, дублируют друг друга, поэтому сейчас создается форма документов, объединяющая в себе протокол и лист устного ответа.

В университете существует инструкция по делопроизводству, но она не охватывает работу приемной комиссии. Разделы «формирование дел», «оформление дел», «составление описей дел» и «передача дел в архив» посвящены кадровым документам сотрудников университета, однако они не касаются формирования дел приемной комиссии. Порядок приема, формирования и передачи дел в управление кадров значительно отличаются от процессов при приеме на работу сотрудников университета. Создание отдельного раздела, посвященного документационному обеспечению деятельности приемной комиссии, просто необходимо. Осуществление поставленной задачи полностью регламентирует процесс документационного обеспечения деятельности приемной комиссии, что значительно облегчит обучение нового персонала.

Для совершенствования процесса документационного обеспечения деятельности приемной комиссии рекомендуется создать карточку абитуриента, в которой будут указываться все основные сведения о нем: от его инициалов и контактных данных до сведений об университете и его документах об образовании. Это значительно упростит обработку личных данных абитуриента, а также послужит удобным средством ввода информации в базу данных КИС УЗ.

В университете используется комплексная информационная система управления учебным заведением (КИС УЗ). Основой системы является организация обучения в учебном заведении: по семестрам, по сессиям, по индивидуальным планам, с использованием кредитно-модульной системы. Поэтому первичной является подсистема «Учебные планы». Также эта система используется в работе постоянно действующей приемной комиссии. В нее вводятся данные об абитуриентах, выводятся рейтинговые списки, отправляется отчетность в вышестоящие организации, такие как ФИС ЕГЭ и приема, а также центр госзадания и госучета. Крайне недружелюбный интерфейс программы вызывает сложности с обучением технических секретарей. В связи с выгрузкой данных в ФИС ЕГЭ и приема меняются параметры заполнения личной карточки абитуриента: личные данные приходится вводить в нескольких вкладках программы, в связи с чем есть возможность пропустить ввод каких-либо данных или отметку в электронной карточке. Результатом будет невозможность выгрузки отчета в ФИС ЕГЭ и приема. После создания личной карточки можно увидеть множество вкладок, большинство из которых не относятся к деятельности приемной комиссии. Убрать их не представляется возможным, так как это повлечет за собой глобальное редактирование программы. Поэтому рекомендуется создать отдельную вкладку под названием «абитуриент», в которую будут включаться все необходимые данные о поступающем. Данные должны дублироваться в остальные вкладки личной карточки, что упростит последующую работу с карточками для деканатов и прочих структур университета.

Обработка и систематизация больших массивов документов – неотъемлемые элементы деятельности приемной комиссии. Четко налаженное делопроизводство, организованное в соответствии с действующим законодательством и отвечающее требованиям стандартов и инструкций, которые регламентируют работу с документами, многократно повышает эффективность управления и обеспечивает хороший результат.

Приемное отделение (приемный покой) - это "лицо" любого стационара. От того, как тут встретят больного специалисты, зависит его психологический настрой на выздоровление, общее самочувствие. будет неотъемлемой составляющей любой больницы, клиники в ряду с лечебными пространствами, административными и хозяйственными помещениями. В статье мы подробно разберем структуру приемного отделения, его функции, организацию работы специалистов.

Что это?

Приемный покой - лечебно-диагностическое отделение клиники, где непосредственно начинается обслуживание пациента. Предназначено оно для следующего:

Регистрация больного.
Прием и первичный осмотр пациента.
Антропометрия (вес, рост больного), измерение важнейших показателей жизнедеятельности - артериального давления, температуры тела и проч.
Санитарная, гигиеническая обработка поступивших пациентов.
Оказание медицинской

Структура приемного отделения такова, что действия персонала здесь характеризуются слаженностью, четкостью, быстротой, взаимосвязанностью. От всего этого зависит не только успех дальнейшего лечения в стационаре, но порой и жизнь человека, если он поступил в больницу в критическом состоянии.

Структура приемного отделения

Как правило, приемный покой расположен в отдельном здании или в одном из лечебных корпусов. Теперь о его собственных составляющих. Структура приемного отделения (состав помещений, наполняющих корпус) такова:

Зал ожидания. Здесь ждут приема пациенты, не нуждающиеся в постельном режиме, а также лица, их сопровождающие. Обязательно наличие удобных сидений, стола для заполнения документации. На стенах в помещении развешаны стенды со всей необходимой для пациентов, посетителей информацией - график работы учреждения, часы бесед с лечащим доктором и встреч с пациентами, перечень продуктов, что можно принести гостинцем больному, и проч.
Регистратура. Продолжаем рассматривать структуру приемного отделения стационара. Здесь проходят регистрацию вновь поступившие пациенты. Персонал занимается заполнением соответствующих документов.
Смотровой кабинет (в зависимости от масштабности клиники может быть как один, так и несколько). Здесь происходит врачебный осмотр больных. Специалист ставит вновь поступившему предварительный диагноз. Далее доктором определяется тип санитарной, гигиенической обработки нового пациента, необходимые мероприятия по антропометрии, термометрии, проведение дополнительных исследований (к примеру, снятие электрокардиограммы).
Санитарная комната (санпропускник). Здесь будут душевые кабины, ванные, помещение для переодевания.
Диагностический кабинет. Тут дополнительно обследуются пациенты с неустановленным в смотровом кабинете диагнозом.
Изолятор. В данное помещение направляют вновь поступивших с подозрением на наличие инфекционного заболевания.
Процедурный кабинет. Специальное помещение, где поступившим в критическом состоянии оказывается первая медицинская помощь.
Операционная (или же перевязочная). Еще одна комната для оказания первой помощи - уже специализированной (для поступивших с кровотечениями, ножевыми, огнестрельными ранениями).
Кабинет рентгенологии.
Лабораторное помещение.
Комната дежурного доктора.
Кабинет, где находится заведующий приемным покоем.
Туалетные комнаты.
Склад, хранилище одежды, личных вещей поступивших в стационар пациентов.

Таков общий план структуры приемного отделения больницы. Теперь перейдем к частностям.

Специфика структуры

Структура приемно-диагностического отделения многопрофильного стационара может быть дополнена и рядом других элементов. Например, реанимационным, травматологическим кабинетом, кардиологической комнатой (для поступивших с инфарктом миокарда) и проч.

В целом же, структура и организация приемного отделения напрямую зависят от специфики чей составной частью оно является. Какие кабинеты, помещения характерны для приемного покоя в общем, мы с вами рассмотрели.

Последовательность работы приемного покоя

Каждый поступивший в приемное отделение пациент обязательно должен пройти три стадии. Строгая последовательность работы приемного покоя следующая:

Регистрация вновь поступившего гражданина.
Врачебный осмотр пациента стационара.
Мероприятия санитарно-гигиенической обработки в отношении больного.

Как вы заметили, структура приемного отделения (БСМП Новочеркасска тут будет служить примером) соответствует этой строго заданной последовательности.

Раскроем теперь деятельность данного элемента стационара.

Основные функции приемного покоя

Продолжаем разбирать структуру и функции приемного отделения. К последней категории относится следующее:

Прием и регистрация вновь поступивших пациентов.
Учет госпитализированных, лиц, которым оказана амбулаторная помощь, граждан, кому было отказано в госпитализации.
Первичный осмотр, обследование, экспресс-лабораторная диагностика - в отношении всех обратившихся в больницу (вне зависимости от канала поступления).
Распределение поступивших на экстренных и плановых, по тяжести, профилю, характеру травм, патологии, заболевания.
Оказание неотложной квалифицированной медицинской помощи, реанимационные мероприятия.
Оказание медицинской помощи лицам, что обратились в приемный покой, но не нуждаются в пребывании в стационаре.
Заполнение необходимой для пребывания в стационаре документации.
Ведение документов, что заполняются при факте отказа больного от госпитализации.
Транспортировка пациента в соответствующее лечебное отделение.
Наблюдение за больными, находящимися в приемном отделении, ожидающими постановки диагноза.
Оформление протоколов по факту медосвидетельствования алкогольного, наркотического опьянения поступивших.
Передача сведений в полицию, ГИБДД о гражданах, доставленных с телесными повреждениями насильственного характера, жертвах ДТП, несчастных случаев, лицах, привезенных без сознания, без документов, трупах.
Получение сведений о движении больных в стационаре, взаимосвязь с иными отделениями больницы, а также с прикрепленными поликлиниками.
Санитарно-гигиеническая обработка поступивших граждан.

Организация деятельности приемного покоя

Организация работы приемного отделения стационара, его структура, оснащенность, документация - объекты для контроля заместителя главврача по медицинской части.

Работой отделения руководит врач приемного покоя. Непосредственное руководство может стать также прерогативой дежурного доктора. Как правило, это прием в выходные, праздничные дни, ночное и вечернее время суток.

Для четкой организации работы с больными, особенно поступающими в отделение в критическом состоянии, оно должно быть обеспечено полным набором необходимой документации.

Обязательные инструкции для организации деятельности отделения

Сюда относится следующее:

Папка с инструкциями персоналу по поведению в чрезвычайных ситуациях.
Методические указания вышестоящих инстанций, главного врача клиники.
Папка с инструкциями по выявлению особо опасных инфекционных заболеваний.
Инструктивная документация на случай пожара, террористического акта и иной ЧС.
Инструкции по алгоритму действий среднего медицинского персонала до прихода доктора по оказанию неотложной медицинской помощи вновь поступившему.
Инструктивные документы по соблюдению санитарно-эпидемиологического режима.
Стандарты по осмотру, обследованию больного.
График дежурств.
Положения об ответственном враче.
Таблица ядов и соответствующих противоядий.

Задачи врача приемного покоя

Главными обязанностями специалиста отделения являются:

Прием, осмотр и обследование вновь поступивших граждан.
Установление диагноза.
Решение вопроса о госпитализации обратившегося.
Регистрация как поступающих, так и выбывающих из стационара пациентов.
Заполнение паспортной части истории болезни.
Экспресс-лабораторные анализы.
Санитарная обработка пациентов.
Консультация обратившихся, справочно-информационная деятельность.
Наблюдение за больными, находящимися в приемном покое.

Первичный осмотр планового больного

В отношении плановых поступивших проводятся следующие мероприятия:

Осмотр нового пациента.
Проверка наличия у него всех нужных для госпитализации документов.
Запись в историю болезни, постановка предварительного диагноза.

Прием поступившего в экстренном порядке

Мероприятия, что должен предпринять доктор, в данном случае следующие:

Немедленный тщательный осмотр.
Проведение необходимых лабораторных и - анализа мочи и крови, ЭКГ, УЗИ, рентген отдельных зон и проч.
Вызов специалистов госпитальных отделений по поводу поступившего, установка диагноза которого затруднена.
Постановка предварительного диагноза, направление больного в профильное лечебное отделение.
Оформление медицинской карты стационарного пациента.
Организация транспортировки больного.

При подозрении на инфекцию дежурный доктор вызывает врача-инфекциониста, проводит необходимый объем диагностический исследований, после чего принимает решение о необходимости помещения вновь поступившего в изолятор.

Работа с документацией

Мы разобрали структуру приемного отделения. Документация тут тоже играет немалую роль. Ее оформлением занимается дежурная медицинская сестра - после осмотра больного доктором, постановки предварительного диагноза и решения вопроса о необходимости госпитализации.

Будет также антропометрия, термометрия и проч. Затем она оформляет документы больного:

Внесение контактной информации о новом пациенте - Ф.И.О., дата рождения, место жительства, прописки.
Откуда и кем был доставлен новый пациент.
Диагноз, поставленный учреждением, что направило больного в клинику.
Предварительный диагноз врача приемного покоя.
Время поступления.
Адрес дальнейшей госпитализации - отделение лечебного корпуса.
Заполнение титульного листа истории болезни - практически те же сведения. Дополнительно указывается контактная информация о близких, родственниках поступившего.

Приемный покой - важная составляющая любого стационара. Здесь не только регистрируются вновь прибывшие больные, но и оказывается неотложная медпомощь, прописывается предварительный диагноз, проводится санитарная обработка пациента.

Желая быть современными, отечественные наниматели очень часто заимствуют наименования должностей из зарубежной практики, чаще всего российской. К примеру, в последнее время можно встретить такие новые должности, как «офис-менеджер» или «секретарь-ресепшионист», которых, увы, мы пока не найдем в Едином квалификационном справочнике должностей служащих (далее - ЕКСД).

Между тем российские квалификационные справочники и классификаторы давно носят рекомендательный характер. В то время как белорусское законодательство, а именно п. 3 ч. 2 ст. 19 Трудового кодекса Республики Беларусь (далее - ТК) содержит строго требование о том, что наименование профессий, должностей, специальностей должно соответствовать квалификационным справочникам, утвержденным в порядке, определяемом Правительством Республики Беларусь. В свою очередь, и в п. 1 Общих положений Единого тарифно-квалификационного справочника должностей служащих, утвержденных постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 02.01.2012 № 1 (далее - Общие положения ЕКСД), говорится о том, что ЕКСД обязателен к применению в организациях независимо от их организационно-правовых форм, в которых трудовые отношения основаны на трудовом договоре (контракте).

О неприятных правовых последствиях, которые могут возникнуть в связи с нарушением вышеуказанных требований законодательства, мы писали в предыдущем номере нашего журнала и здесь повторяться не будем. Однако настоятельно советуем: прежде чем вносить должность секретаря в штатное расписание организации и делать в трудовой книжке работника запись о приеме на работу, стоит изначально заглянуть в Общегосударственный классификатор Республики Беларусь «Профессии рабочих и должности служащих» (ОКРБ 006-2009), утвержденный постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 22.10.2009 № 125, и убедиться, что такая должность предусмотрена этим документом, а затем уточнить по ЕКСД, соответствуют ли обязанности вашего секретаря той должности, которую вы ему подобрали.

ОКРБ 006-2009 предусмотрено более десятка должностей, в наименовании которых присутствует слово «секретарь». Среди них есть такое, например, как «Секретарь президиума», «Секретарь ученого совета» или «Секретарь судебного заседания». Нас же интересуют те секретари, без которых невозможна работа офиса, канцелярии, приемной руководителя и т.п. Должностные обязанности таких секретарей, а также квалификационные требования к данным должностям изложены в выпуске 1 ЕКСД «Должности служащих для всех видов деятельности», утвержденном постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 30.12.1999 № 159 (с многочисленными изменениями и дополнениями, последнее из которых внесено постановлением от 03.09.2012 № 95).

Секретарь приемной руководителя

ВНИМАНИЕ: изложенная здесь информация несколько устарела, об изменениях см. !

Секретарь приемной руководителя (код должности по ОКРБ 006-2009–24690), пожалуй, самая распространенная секретарская профессия. Однако нельзя не заметить то, что исходя из самого наименования должности для ее введения в штатное расписание необходимо наличие в организации не только руководителя, но и приемной. Правда, насколько это необходимо, мы утверждать не беремся.

Данная должность относится к категории специалистов и не категорируется. Согласно ЕКСД в должностные обязанности секретаря приемной руководителя входит осуществление работы по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя организации; прием поступающей на рассмотрение руководителя корреспонденции, передача ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов; ведение делопроизводства, выполнение различных операций с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений. Секретарь приемной руководителя осуществляет также следующие функции:

принимает документы и личные заявления на подпись руководителя организации;
подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя;
следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование;
организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи;
по поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем;
выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний;
осуществляет контроль за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя организации, взятых на контроль;
ведет контрольно-регистрационную картотеку;
обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе;
печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, или вводит текущую информацию в банк данных;
организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников;
копирует документы на персональном ксероксе;

Для качественного выполнения возложенных на него должностных обязанностей секретарь приемной руководителя должен знать: нормативные правовые акты, другие руководящие и методические материалы, касающиеся деятельности организации и ведения делопроизводства; структуру и руководящий состав организации и ее подразделений; организацию делопроизводства; методы оформления и обработки документов; архивное дело; машинопись; правила пользования приемно-переговорными устройствами; стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; правила печатания деловых писем с использованием типовых форм; основы этики и эстетики; правила делового общения; основы организации труда и управления; правила эксплуатации вычислительной техники; основы административного права и законодательства о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.

В соответствии с квалификационными требованиями ЕКСД на должность секретаря приемной руководителя может быть назначено лицо, имеющее высшее или среднее специальное образование без предъявления требований к стажу работы.

Секретарь-референт

Должность секретаря-референта (код должности по ОКРБ 006-2009–24692) также относится к категории специалистов, однако ЕКСД предъявляет к ней более высокие требования по сложности функциональных обязанностей и уровню подготовки.

Секретарь-референт в соответствии со своими должностными обязанностями организует работу по обеспечению документационного и бездокументационного обслуживания руководителя организации (фирмы); рационально формирует свой справочно-информационный фонд, организует информационное обслуживание руководителя; ведет делопроизводство; подготавливает обзоры печати, комплектует справочные материалы, классифицирует и систематизирует их, ведет тематическое досье; обеспечивает прием, регистрацию, оперативный поиск, доставку документов, выдачу оперативной информации по документам, а также:

контролирует своевременное исполнение документов;
готовит аналитические материалы, краткие справки по отчетам, проекты выступлений руководителю по важнейшим направлениям деятельности организации (фирмы);
осуществляет работу по обеспечению связей организации (фирмы) (телефон, факс, компьютер и др.) с организациями-партнерами, средствами массовой информации;
организует заседания, совещания, ведет и оформляет протоколы, контролирует реализацию их решений;
готовит проекты деловых писем, телеграмм, телефаксов и иных документов, направляемых сторонним организациям, принимает участие в переговорах с зарубежными партнерами без переводчика, готовит ответы авторам писем;
обеспечивает организацию работы руководителя по вопросам подготовки деловых поездок и встреч, приема посетителей, а также планирование его рабочего времени;
ведет учет и контролирует положение по исполнению поручений руководителя;
формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

Секретарь-референт согласно требованиям ЕКСД должен знать: нормативные правовые акты, другие руководящие и методические материалы по информационно-документационному обеспечению управленческой деятельности; систему органов власти государственного управления в республике и в своем регионе; руководящий состав организации (фирмы), ее подразделений; структуру, функции, задачи организации (фирмы), ее взаимодействие по вертикали и горизонтали; правила составления деловых писем; приемы и методы ведения переговоров и протокола; руководящие материалы о правилах комплектования, хранения, поиска и выдачи информационно-справочного материала; технику реферирования, оргтехнику, организацию связей с общественностью и средствами массовой информации; 1–2 иностранных, русский и белорусский языки; основы экономики, организации производства, труда и управления; основы общей социальной психологии, этики, эстетики; основы трудового законодательства; правила и нормы охраны труда и пожарной безопасности.

К должности секретаря-референта ЕКСД предъявляет следующие квалификационные требования: высшее (среднее специальное) образование без предъявления требований к стажу работы. По данной должности категорирование также не предусмотрено.

Помощник руководителя

В данном контексте будет логичным упомянуть и такую должность, как «помощник руководителя организации» (код должности по ОКРБ 006-2009–24347), которая по своим функциональным обязанностям значительно схожа с секретарской, но отличается от последней более высокой сложностью функциональных обязанностей. Хотя данная должность также относится к категории специалистов, ее часто считают пиком секретарской карьеры.

Согласно ЕКСД помощник руководителя выполняет работы, носящие аналитико-конструктивный и информационно-технический характер, а также работы общего характера по поручению и под непосредственным контролем руководителя; осуществляет информационно-техническую работу с документами, которые поступают на имя руководителя и выходят за его подписью; подготавливает руководителю предложения по назначению лиц, ответственных за исполнение документов, поступающих на имя руководителя, осуществляет координацию их выполнения; участвует вместе с руководителем в составлении графика (планировании) его работы, деловых поездок, встреч и пр., принимает меры по его соблюдению, а также выполняет следующие функции:

осуществляет техническое обеспечение деятельности руководителя (заказ билетов, транспорта и пр.; организацию встреч, совещаний, переговоров и пр.);
сопровождает руководителя в деловых поездках, встречах, специальных приемах и пр.; принимает в них непосредственное участие по вопросам, обозначенным руководителем, докладывает руководителю об итогах этих мероприятий;
ведет протоколы и иные документы, оформляющие ход и результаты встреч, переговоров, совещаний и пр.;
осуществляет связь с организациями, государственными органами и органами местного самоуправления, общественностью, СМИ для решения вопросов, обозначенных руководителем и не требующих непосредственного участия руководителя;
по поручению руководителя согласовывает отдельные вопросы с работниками структурных подразделений, доводит до них указания и распоряжения руководителя, контролирует их выполнение;
осуществляет сбор материалов и информации, подготавливает аналитические, информационные, справочные и иные материалы и представляет их руководителю;
получает по поручению руководителя в государственных органах, органах местного самоуправления документы и информацию, необходимые руководителю;
контролирует своевременное рассмотрение предложений, заявлений, жалоб, пришедших на имя руководителя;
выполняет разовые поручения руководителя по организации работы персонала по определенному руководителем направлению;
выполняет иные поручения руководителя в рамках служебных отношений.

Помощник руководителя организации должен знать: нормативные правовые акты, регламентирующие приоритетные направления развития соответствующей отрасли экономики; внутреннюю и внешнюю политику организации; профиль, специализацию и особенности организационно-управленческой структуры организации; структуру и оборудование современного офиса; принципы представительства в государственных органах, органах местного самоуправления, сторонних организациях; принципы и методы управления; организацию делопроизводства, связей с общественностью, СМИ; основы этики и эстетики; порядок делового общения; порядок систематизации учета и ведения документации с использованием современных информационных технологий; основы экономики, организации труда и управления; основы трудового законодательства; правила и нормы охраны труда и пожарной безопасности.

Согласно квалификационным требованиям ЕКСД лицо, назначаемое на должность помощника руководителя организации, должно иметь высшее образование без предъявления требований к стажу работы. Категории по данной должности ЕКСД также не предусматривает.

Секретарь. Просто секретарь…

До недавнего времени в справочниках и классификаторах существовала такая должность, как «секретарь-машинистка». В отличие от вышеперечисленных относилась она к категории других служащих (технических исполнителей), поэтому и тарифицировалась значительно ниже.

Пожалуй, не стоит объяснять, почему в последнее время эта должность не пользовалась популярностью и встретить ее было практически невозможно даже в самых захудалых организациях. Не сказать, чтобы оперативно, но законодатель, тем не менее, отреагировал на новые веяния и разделил эту должность на две: секретарь и машинистка. Про последнюю говорить не будем, поскольку она по характеристике своих должностных обязанностей никак не относится к нашей сегодняшней теме.

А вот что касается должности «секретарь» (код по ОКРБ 006-2009–24658), то нужно отметить, что ее появление в ЕКСД вполне оправдано. К слову, применение этой должности будет вполне к месту, когда в организации нет как таковой приемной руководителя и название «секретарь приемной руководителя» вызывает сомнения, о чем говорилось выше. Или как, к примеру, назвать человека, который сидит в приемной заместителя руководителя организации, или в приемной руководителя структурного подразделения? Вот тут как раз и нужен просто секретарь.

Секретарь в соответствии с должностными обязанностями, прописанными в ЕКСД, выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя организации (его заместителей, руководителей структурных подразделений), в том числе:

собирает и представляет необходимые руководителю сведения от подразделений или исполнителей;
организует телефонные переговоры руководителя, записывает в его отсутствие принятые сообщения и доводит до сведения руководителя их содержание;
осуществляет работу по организационной подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания, их регистрация), ведет и оформляет протоколы;
печатает по указанию руководителя служебные документы и материалы, необходимые для его работы, вводит необходимую информацию в банк данных;
при владении навыками стенографии стенографирует тексты приказов, распоряжений, писем и других организационно-распорядительных документов с последующей их расшифровкой и печатанием или вводом информации в банк данных;
передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телекс, факс, телефакс и др.);
оформляет различные документы и материалы с использованием компьютерной техники;
принимает документы на подпись руководителю;
организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения их просьб и предложений;
осуществляет делопроизводство, принимает поступающую на имя руководителя корреспонденцию, систематизирует ее в соответствии с установленным порядком и передает после рассмотрения руководителем в подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа;
ведет контрольно-регистрационную картотеку, следит за сроками выполнения поручений руководителя, поставленных на контроль;
формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив;
подготавливает документы для тиражирования на множительной технике, а также копирует документы;
обеспечивает рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники;
соблюдает требования по охране труда и пожарной безопасности, производственной и трудовой дисциплины, правила внутреннего трудового распорядка.

ЕКСД установлено, что секретарь должен знать: положения, инструкции, другие руководящие материалы и нормативные документы по ведению делопроизводства; структуру организации и ее подразделений; машинопись; правила орфографии и пунктуации; правила печатания деловых писем с использованием типовых форм; правила эксплуатации компьютерной техники, техники для тиражирования печатных материалов, диктофонов, магнитофонов и других используемых технических средств; правила пользования приемно-переговорными устройствами; стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; основы этики и эстетики; правила делового общения; основы организации труда; основы законодательства о труде; правила внутреннего трудового распорядка; требования по охране труда и пожарной безопасности.

На должность секретаря может назначаться лицо, имеющее общее среднее образование и специальную подготовку по установленной программе.

Еще раз обратим внимание читателей, что эта должность относится к категории 3 - «Другие служащие» - и она должна тарифицироваться ниже, чем все перечисленные раньше, которые относятся к категории 2 - «Специалисты». Иными словами, «секретарь» на ступеньку ниже, нежели «секретарь приемной руководителя».

Возможно, отечественные нормативные правовые акты, регулирующие вопросы наименования должностей, отстают от жизни, что вполне естественно, так как нормы права, регулирующие определенные отношения, появляются только после появления самих отношений. Не исключено, что в должностных обязанностях вышеперечисленных профессий не предусмотрены все функции современного секретаря, либо перечисленные функции не соответствуют текущему моменту. Тем не менее при наименовании должностей следует придерживаться требований законодательства о соответствии этих наименований квалификационным справочникам и классификаторам.

ПОЛОЖЕНИЕ О ПРИЕМНОЙ КОМИССИИ

Федерально го государственно го бюджетно го образовательно го учреждени я высшего образования

«Севастопольский государственный университет»

Севастополь, 2015

І. Общ ие положения

1.1. Приемная комиссия федерального государственного бюджетного образовательного учреждения высшего образования «Севастопольский государственный университет» (далее - Приемная комиссия) - рабочий орган федерального государственного бюджетного образовательного учреждения высшего образования «Севастопольский государственный университет» (далее Севастопольский государственный университет или СевГУ), который создается для проведения приема поступающих на обучение. Срок полномочий приемной комиссии составляет один год.

Приемная комиссия работает на основе демократичности, прозрачности и от-открытости в соответствии с законодательством Российской Федерации, приказа Министерства образования и науки Российской Федерации от 28 июля 2014 г. №839 «Об утверждении Порядка приема на обучение по образовательным программам высшего образования - программам бакалавриата, программам специалитета, программам магистратуры на 2015/16 учебный год» (далее − Порядок приема в вузы), Правил приема в Севастопольский государственный университет на обучение по образовательным программам высшего образования – программам бакалавриата, программам специалитета, программам магистратуры на 2015/16 учебный год (далее - Правила приема), Устава СевГУ и положения о Приемной комиссии.

1.2. Положение о Приемной комиссии утверждается ректором СевГУ.

1.3. Состав приемной комиссии утверждается приказом ректора СевГУ, который является председателем приемной комиссии.

Председатель приемной комиссии несет персональную ответственность за выполнение возложенных на Приемную комиссию задач и осуществление им своих функций.

В состав приемной комиссии входят:

заместитель (заместители) председателя Приемной комиссии;

ответственный секретарь Приемной комиссии;

заместители ответственного секретаря Приемной комиссии;

члены приемной комиссии;

Заместителями председателя Приемной комиссии назначается первый проректор или проректор по научно-педагогической работе.

Ответственный секретарь приемной комиссии и его заместители назначаются приказом ректора СевГУ из числа ведущих научно-педагогических (педагоги-ческих) работников СевГУ.

Одно и то же лицо может быть ответственным секретарем не более трех лет подряд.

Членами приемной комиссии являются директора институтов (заместители директоров) входящих в состав СевГУ, а также могут назначаться ведущие научно-педагогические (педагогические) работники институтов СевГУ.

В состав приемной комиссии, а также в составы отборочных, предметных и профессиональных экзаменационных комиссий, а также апелляционной комиссии не позволяется вводить лиц, дети которых поступают в Севастопольский государственный университет в текущем году.

Список работников, допускаемых к работе для обеспечения деятельности Приемной комиссии и ее подразделений, утверждается приказом ректора СевГУ из числа научно-педагогических (педагогических) работников и учебно-вспомогательного персонала СевГУ.

Приказ об утверждении состава Приемной комиссии издается ректором Севастопольского государственного университета до конца февраля месяца каждого года.

1.4. Для выполнения возложенных на Приемную комиссию задач и осуществление ею своих функций в соответствии с приказом ректора СевГУ образуются такие подразделения Приемной комиссии:

отборочная комиссия (отборочные комиссии - в случае необходимости);

предметные экзаменационные комиссии;

профессиональные экзаменационные комиссии;

апелляционная комиссия (апелляционные комиссии);

Допускается включать в состав этих комиссий научно-педагогических (педагогических) работников других учебных заведений.

Предметные экзаменационные комиссии (или комиссии для проведения собеседований, или другие подразделения, которые отвечают за проведение вступительных испытаний) образуются в случаях, предусмотренных Порядком приема для проведения конкурсных вступительных испытаний при поступлении на обучение по образовательно-квалификационному уровню бакалавра на основе полного общего среднего образования. Допускается включать в состав этих комиссий работников других учебных заведений, научно-исследовательских учреждений.

Профессиональные экзаменационные комиссии (или другие подразделения, которые отвечают за проведения вступительных испытаний) образуются для проведения конкурсных вступительных экзаменов для поступления на обучение на основе ранее полученных образовательно-квалификационных уровней. Допускается включать в состав этих комиссий научно-педагогических (педагогических) работников других учебных заведений.

Апелляционная комиссия создается для рассмотрения апелляций абитуриентов. Председателем апелляционной комиссии назначается один из проректоров СевГУ, которой не является членом предметных или профессиональных экзаменационных комиссий. При приеме на обучение на основе полного общего среднего образования состав апелляционной комиссии формируется из числа ведущих научно-педагогических (педагогических) работников СевГУ и учителей системы общего среднего образования региона, которые не являются членами предметной экзаменационной комиссии, комиссии для проведения собеседований СевГУ.

При приеме на обучение на основе ранее полученных образовательно-квалификационных уровней бакалавра, специалиста состав апелляционных комиссии формируется из числа ведущих научно-педагогических (педагогических) работников высших учебных заведений и научных учреждений Российской Федерации.

Апелляционные комиссии могут образовываться в структурных подразделениях. Председателем апелляционной комиссии обособленного структурного подразделения назначается один из заместителей руководителя этого подразделения.

Порядок работы экзаменационных и апелляционной комиссий определяется отдельным положением, которое утверждает председатель приемной комиссии.

Отборочная комиссия образуется, в случае необходимости, для профориентационной роботы, приема документов, оформления личных дел абитуриентов, а также для выполнения других функций, связанных с приемом, и возложенных на нее Приемной комиссией. В институтах могут образовываться несколько отборочных комиссий, которые работают под руководством Приемной комиссии. В случае необходимости могут образовываться выездные отборочные комиссии, порядок работы которых устанавливается Приемной комиссией.

В состав отборочных комиссий входят председатель - директор института (заместитель директора), ответственный работник отборочной комиссии института, научно-педагогические (педагогические) работники и учебно-вспомогательный персонал СевГУ, количество которых устанавливается исходя из потребности отборочной комиссии.

Приказ об утверждении состава отборочных комиссий, предметных и профессиональных экзаменационных комиссий, апелляционной комиссии и издается ректором Севастопольского государственного университета не позднее 1 марта, года проведения вступительной кампании.

1.5. Состав приемной комиссии и ее подразделений, за исключением лиц, которые входят в них в соответствии с должностными обязанностями, ежегодно обновляется не менее чем на треть.

Іі. Основные задачи и обязанности Приемной комиссии

2.1. В соответствии с Порядком приема, Уставом СевГУ, имеющейся лицензий (сертификатов об аккредитации) Приемная комиссия разрабатывает Правила приема, которые утверждаются ректором СевГУ.

2.2. Приемная комиссия:

обеспечивает информирование поступающих, их родителей и общественность по всем вопросам поступления в СевГУ;

организует прием заявлений и документов, принимает решение о допуске поступающих к участию в конкурсе (к участию во вступительных испытаниях);

координирует деятельность всех подразделений СевГУ по подготовке и проведению конкурсного отбора;

организует и проводит консультации по вопросам поступления на обучение и выбора направления (специальности), что наиболее соответствует способностям, склонностям и уровню подготовки лица, решившего поступить в СевГУ;

осуществляет контроль за работой всех подразделений Приемной комиссии, рассматривает и утверждает их решения;

организует и контролирует деятельность технических, информационных и бытовых служб по созданию условий для проведения вступительной кампании;

принимает решение о зачислении поступающих по различным формам обучения и источникам финансирования.

2.3. Решения Приемной комиссии принимаются в присутствии не менее двух третей состава Приемной комиссии простым большинством голосов и своевременно доводятся до сведения поступающих.

Решения приемной комиссии оформляются протоколами, которые подписывает председатель и ответственный секретарь приемной комиссии.

Iіі. Организация работы приемной комиссии

3.1. Прием заявлений и документов поступающих проводится в сроки, предусмотренных Порядком приема и Правилами приема и регистрируется в прошитом, с пронумерованными страницами и скрепленном печатью СевГУ или печатью соответствующего структурного подразделения СевГУ журнале регистрации заявлений абитуриентов, в котором указываются следующие данные поступающего:

порядковый номер, номер личного дела, дата приема документов;

фамилия, имя и отчество;

адрес проживания (адрес регистрации);

пол, дата рождения;

название учебного заведения, выдавшего документ об образовательном (образовательно-квалификационном) уровне;

номер, серия, дата выдачи документа о полученном образовательном (образовательно-квалификационном) уровне;

номер сертификата (сертификатов) единого государственного экзамена;

количество баллов по конкурсным предметам, определенным правилами приема для поступления на избранное направление (специальность);

информация о документах поступающего, дающих особые права при поступлении;

причины, по которым поступающему отказано в участии в конкурсе и зачислении на учебу.

В случае необходимости Приемная комиссия может принять решение о внесении в журнал регистрации заявлений абитуриентов дополнительных сведений об абитуриенте.

Абитуриенту выдается расписка о приеме его документов за подписью работника отборочной комиссии, скрепленной печатью приемной комиссии.

Отказ в регистрации заявления поступающего не допускается, кроме случаев отсутствия документов предусмотренных Правилами приема для регистрации абитуриента.

При регистрации заявлений абитуриентов с использованием автоматизированных систем учета, страницы журнала регистрации распечатываются в конце рабочего дня, каждая страница визируется ответственным секретарем Приемной комиссии (его заместителем), нумеруется и подшивается в журнал. После окончания приема документов журнал регистрации заявлений абитуриентов визируется подписями председателя Приемной комиссии (заместителя председателя) и ответственного секретаря и скрепляется печатью СевГУ или Приемной комиссии.

В журнале регистрации заявлений абитуриентов не допускаются исправления, зачеркивание и пропуски строк. В случае наличия таких, делается соответствующая отметка, визируется ответственным секретарем (его заместителем) и скрепляется печатью СевГУ или Приемной комиссии.

3.2. Приемная комиссия принимает решение о допуске поступающего к участию в конкурсе, в случае выполнения им требований Правил приема и сообщает об этом поступающему в письменной или в другой, установленной Приемной комиссией, форме.

3.3. Для проведения вступительных испытаний вузом, в порядке регистрации документов, формируются экзаменационные группы. В соответствии с формированием групп, поступающему сообщается к какой группе он относится для прохождения экзаменов, собеседований и других форм вступительных испытаний.

Количество поступающих в экзаменационных группах не должно превышать ранее запланированного. Лицам, допущенным к сдаче вступительных испытаний, выдается экзаменационный лист вступительных испытаниям установленной формы.

3.4. Расписание вступительных испытаний, проводимых СевГУ, утверждается председателем Приемной комиссии и обнародуется путем размещения на веб - сайте СевГУ и информационном стенде приемной комиссии не позднее чем за три дня до начала приема заявлений и документов для поступления на обучение по соответствующим образовательно-квалификационным уровням и формам обучения.

3.5. Копии документов и фотографии не зачисленных поступающих, не полученные ими, а также их экзаменационные работы хранятся в течение одного года, после чего уничтожаются по акту.

2.1. Председатель приемной комиссии

1. Руководит деятельностью приемной и апелляционных комиссий.
2. Руководит разработкой нормативных документов университета, регламентирующих деятельность приемной комиссии.
3. Несет ответственность за соблюдение «Правил приема», «Положения о вступительных испытаниях» и других нормативных документов по формированию контингента студентов.
4. Определяет режим работы приемной комиссии и служб, обеспечивающих проведение приема, лично контролирует взаимодействие всех служб, связанных с приемом.
5. Распределяет обязанности между членами приемной комиссии.
6. Утверждает расписание вступительных испытаний всех форм.
7. Осуществляет общее руководство работой предметных экзаменационных и аттестационных комиссий.
8. Проводит прием граждан по вопросам поступления в университет.
9. Руководит работой по переводу и восстановлению.

2.2. Заместитель председателя приемной комиссии по работе с предметными комиссиями

1. Организует и контролирует подбор кандидатур и представляет на утверждение состав предметных комиссий.

2. Организует разработку нормативных документов университета, регламентирующих деятельность приемной комиссии.

3. Организует и контролирует подготовку заданий на вступительные испытания всех форм.

4. Является ответственным от администрации университета за организацию Пункта приема ЕГЭ при университете.

5. Организует при необходимости привлечение в установленном порядке к проведению вступительных испытаний преподавателей других учебных заведений и работников научно-исследовательских учреждений.

6. Организует изучение членами приемной и предметных комиссий нормативно-правовых документов по приему.

7. Определяет перечень помещений для проведения вступительных испытаний, а также необходимое их оборудование.

8. Участвует в собеседованиях с поступающими.

9. Руководит работой выездных предметных экзаменационных комиссий.

10.Руководит проведением шифровки и дешифровки письменных экзаменационных работ поступающих.

2.3. Ответственный секретарь приемной комиссии

1. Готовит проекты приказов, касающихся организации и проведения приема, готовит проекты материалов, регламентирующих работу приемной комиссии.

2. Разрабатывает проект правил приема.

3. Готовит материалы к заседаниям приемной комиссии.

4. Ведет протоколы заседаний приемной комиссии.

5. Организует учебу и инструктаж персонала приемной комиссии, информационного центра и группы компьютерного обеспечения.

6. Контролирует правильность оформления документов поступающих и ведение регистрационных журналов.

7. Организует подготовку бланков документации приемной комиссии.

8. Ведет прием граждан, дает ответы на письменные запросы граждан по вопросу приема.

9. Готовит к публикации справочно-информационные материалы об академии. Организует информационную работу приемной комиссии и разрабатывает план агитационной работы в школах, колледжах и на предприятиях.

10. По поручению председателя приемной комиссии осуществляет оперативное управление службами, обеспечивающими работу приемной комиссии.

11. Обеспечивает организованное проведение вступительных испытаний, консультаций, апелляций, шифровки и дешифровки письменных экзаменационных работ поступающих. Организует размещение экзаменационных групп по аудиториям.

12. Контролирует правильность оформления личных дел поступающих.

13. Организует оформление и обеспечение необходимым инвентарем и оборудованием помещений для работы приемной комиссии, аудиторий для проведения вступительных испытаний и консультаций.

14. Организует и контролирует своевременность и полноту размещения рейтинга поступающих на сайте университета и стенде приемной комиссии.

15. Обеспечивает сохранность документов и имущества приемной комиссии в отдел кадров и архив.

16. Готовит отчет приемной комиссии для федерального (центрального) органа управления высшим профессиональным образованием России.

2.4. Секретарь факультетской приемной подкомиссии
Зам. секретаря факультетской приемной подкомиссии

1. Работает под руководством ответственного секретаря приемной комиссии.

2. Руководит работой приемной подкомиссии факультета.

3. Организует оформление помещения для работы приемной подкомиссии факультета.

4. Проводит инструктаж членов приемной подкомиссии факультета и постоянный контроль за их работой.

5. Проводит личную беседу с каждым абитуриентом, поступающим на факультет.

6. Тщательно знакомиться с документами абитуриентов, устанавливает их подлинность, соответствие требованиям «Правил приема».

7. Несет личную ответственность за правильность приема и оформление документов, а также за их сохранность.

8. Контролирует оформление личных дел абитуриентов.

9. Осуществляет контроль за правильностью оформления экзаменационных листов абитуриентов.

10. Содействует организованному проведению вступительных экзаменов.

11. Участвует в подготовке материалов для проведения зачисления.

12. Обеспечивает сохранность документов абитуриентов.

13. Производит подготовку и сдачу личных дел студентов в отдел кадров и в архив приемной комиссии университета.

14. Организует демонтаж оборудования отборочной комиссии и подготовку аудитории к учебному процессу.

2.5. Технический работник приемной подкомиссии факультета

1. Работает под руководством секретаря подкомиссии факультета.

2. Оказывает абитуриентам помощь при оформлении заявлений.

3. Производит запись данных об абитуриенте в регистрационный журнал.

4. Оформляет документы личных дел абитуриентов.

5. Оформляет расписки о приеме документов.

6. Участвует в оформлении личных дел и других документов приемной комиссии.

7. Готовит к документы к отправке по домашним адресам абитуриентов не зачисленных в университет.

8. Проводит демонтаж оборудования приемной комиссии и подготовку аудитории к учебному процессу.

2.6. Председатель предметной комиссии

1. Участвует в подборе состава предметных комиссий.

2. Вносит предложения о формировании критериев оценки ответов абитуриентов при проведении вступительных испытаний.

3. Разрабатывает методическую литературу для абитуриентов по подготовке к вступительным испытаниям.

4. Готовит задания для формирования билетов вступительных испытаний. Несет личную ответственность за корректность заданий и за правильность ответов.

5. Назначает преподавателей на проведение консультаций, вступительных испытаний, апелляций.

6. Распределяет преподавателей по аудиториям, получает в приемной комиссии задания на вступительные испытания и выдает их преподавателям.

7. Участвует в оперативном решении спорных вопросов по предмету во время проведения испытаний.

8. Проводит инструктаж преподавателей перед началом вступительных испытаний.

9. Ведет учет рабочего времени преподавателей, участвующих в подготовке, проведении и оформлении результатов испытаний; готовит, в случае необходимости, приказы на почасовую оплату труда преподавателей.

10. Готовит отчет о проведении вступительных испытаний предметной комиссией.

2.7. Председатель апелляционной комиссии

1. Контролирует правильность оценок в экзаменационных ведомостях, при необходимости сверяет их с оценками в работах.

2. Вносит предложения о составе предметных апелляционных комиссий.

3. Определяет сроки и место проведения апелляций.

4. Совместно с председателями предметных комиссий участвует в рассмотрении спорных вопросов.

5. Несет личную ответственность за правильность оформления заявления и актов апелляций.